Druckdaten für Amazon KDP: Word-Datei oder PDF? Warum PDF für den Buchdruck besser ist.

In einer Internet-Autorengruppe ging es kürzlich um unerwartete Veränderungen im Layout eines gedruckten Buches. Ein Selfpublisher hatte den Buchinhalt als Word-Datei bei KDP hochgeladen und beim Probedruck festgestellt, dass viele Seitenübergänge verschoben waren: Überschriften standen nicht mehr an den vorgesehenen Stellen, Zeilenumbrüche hatten sich verändert und etliche Seiten endeten und begannen anders als in seiner ursprünglichen Word-Datei.

Die Verwunderung war verständlich: Auf seinem Computer sah die Word-Datei schließlich genauso aus, wie er das Layout gestaltet hatte. Auch nach mehrfachem Öffnen.

Wie kann es also passieren, dass aus einer korrekt formatierten Word-Datei beim Druck plötzlich ein anderes Seitenlayout entsteht?

Der entscheidende Unterschied liegt darin, wie Word und PDF mit dem Seitenlayout umgehen.

Word oder PDF für KDP – wo liegt der Unterschied?

Wer sein Buch über Kindle Direct Publishing, kurz KDP, veröffentlicht, steht irgendwann vor der Frage: Soll ich die Buchdatei als Word-Dokument oder als PDF hochladen?

Die Antwort hängt zwar auch von der Art des Buches und dem jeweiligen KDP-Workflow ab. Wenn ein Buch jedoch vollständig gesetzt ist und das Seitenlayout genau so gedruckt werden soll, wie es gestaltet wurde, bietet ein PDF einen entscheidenden Vorteil.

Der Grund: Eine Word-Datei arbeitet mit einem flexiblen Layout, während ein PDF das fertige Seitenlayout festhält. Und genau dieser Unterschied kann beim Buchdruck wichtig werden.

Word ist flexibel – und genau das kann beim Buchdruck zum Problem werden

Microsoft Word ist in erster Linie ein Textverarbeitungsprogramm. Es eignet sich hervorragend, um ein Manuskript zu schreiben, zu bearbeiten und zu formatieren.

Eine Word-Datei ist allerdings kein festes Abbild fertiger Druckseiten. Das Dokument enthält den Text und Formatierungsanweisungen, anhand derer das Seitenlayout erstellt wird. Das bedeutet nicht, dass sich eine Word-Datei beim bloßen Öffnen automatisch verändert. Wird sie auf demselben Rechner mit derselben Software und unter denselben Voraussetzungen geöffnet, sieht sie selbstverständlich genauso aus wie zuvor. Problematisch kann es werden, wenn die Datei auf einem anderen System oder mit einer anderen Software verarbeitet oder in ein anderes Format umgewandelt wird.

Denn dann kann es Unterschiede geben, beispielsweise bei den verwendeten Schriftarten, bei der Softwareversion oder bei der Verarbeitung bestimmter Formatierungen und Layout-Elemente. Minimale Abweichungen können Auswirkungen auf die Seitenaufteilung haben. Das kann beispielsweise dazu führen, dass:

eine Überschrift auf die nächste Seite rutscht
ein Absatz nicht mehr vollständig auf eine Seite passt
ein Bild an einer anderen Stelle erscheint
sich Seitenumbrüche verschieben
ein Kapitel nicht mehr auf der ursprünglich vorgesehenen Seite beginnt

Eine zusätzliche Zeile kann eine ganze Kettenreaktion auslösen

Nehmen wir an, ein Kapitel endet auf Seite 50 genau an der gewünschten Stelle. Bei der Verarbeitung der Word-Datei wird eine Schriftart beispielsweise nicht exakt so verwendet wie in der ursprünglichen Datei. Dadurch benötigt ein Absatz plötzlich eine zusätzliche Zeile.

Diese eine Zeile passt nicht mehr auf Seite 50 und wandert auf Seite 51.

Dadurch verschiebt sich der nächste Absatz ebenfalls. Vielleicht rutscht anschließend eine Zwischenüberschrift auf die nächste Seite. Ein Bild, das darunter platziert war, wandert ebenfalls weiter nach hinten. Und plötzlich beginnt das nächste Kapitel nicht mehr auf der Seite, auf der es ursprünglich vorgesehen war.

Aus einer kleinen Veränderung kann sich also über viele Seiten hinweg eine deutliche Verschiebung des Layouts ergeben.

Das ist besonders ärgerlich, wenn ein Buch sorgfältig gesetzt und beispielsweise bewusst darauf geachtet wurde, dass:

jedes neue Kapitel auf einer bestimmten Seite beginnt
Kapitel immer auf einer rechten Seite starten
Überschriften nicht am unteren Seitenrand stehen
bestimmte Abschnitte zusammenbleiben
Bilder an einer bestimmten Stelle erscheinen
Inhaltsverzeichnis und Kapitelanfänge auf bestimmten Seiten liegen

Bei einem Buch ist die Position eines Textes nicht nur eine Frage der Optik. Sie gehört zum gesamten Satz und damit zur Gestaltung des Buches.

Warum ist PDF für den Buchdruck besser geeignet?

Genau hier liegt die große Stärke eines PDFs. Ein PDF ist dafür gedacht, ein Dokument layoutgetreu weiterzugeben und darzustellen.

Ist ein Buch fertig gesetzt und wurde anschließend als PDF exportiert, sind die Seiten bereits festgelegt. Die Überschrift steht dort, wo sie platziert wurde. Die Absätze befinden sich an den vorgesehenen Stellen. Die Bilder sind korrekt platziert. Die Seitenzahlen sitzen dort, wo sie sitzen sollen.

Vereinfacht gesagt:

Word sagt:
„Hier ist mein Text und hier sind die Formatierungsregeln. Erstellen Sie daraus die Seiten.“

PDF sagt:
„Hier sind die fertigen Seiten. Geben Sie sie genau so aus.“

Für den Buchdruck ist das ein entscheidender Unterschied.

Der größte Vorteil des PDF: Das Seitenlayout bleibt erhalten

Wenn ein Buch als PDF ausgegeben wird, wird das erstellte Seitenlayout festgehalten. Wurde beispielsweise sorgfältig dafür gesorgt, dass ein Kapitel auf einer bestimmten Seite beginnt, bleibt diese Anordnung im PDF erhalten.

Auch Seitenumbrüche, Bilder, Tabellen, Überschriften, Seitenzahlen und andere Gestaltungselemente befinden sich an den festgelegten Positionen. Das ist einer der wichtigsten Gründe, warum ein PDF für eine fertige Druckdatei so sinnvoll ist.

Es wird nicht nur ein Text mit Formatierungsregeln übergeben, sondern ein bereits fertig gesetztes Dokument.

Natürlich bedeutet das nicht, dass ein PDF automatisch fehlerfrei ist. Wurde beim Erstellen des PDFs beispielsweise ein falscher Seitenrand eingestellt, wird dieser falsche Seitenrand ebenfalls im PDF festgeschrieben.

Ein PDF schützt also nicht vor Fehlern im Buchsatz. Es sorgt vielmehr dafür, dass das fertige Layout bei der weiteren Verarbeitung nicht ohne Weiteres neu berechnet werden muss. Und genau das ist beim Buchdruck wichtig.

Warum kann sich eine Word-Datei beim Druck verändern?

Eine Word-Datei ist darauf ausgelegt, dass sie weiterbearbeitet werden kann. Ein Satz kann ergänzt, ein Absatz gelöscht, eine Überschrift geändert oder die Schriftgröße angepasst werden – Word passt die nachfolgenden Seiten entsprechend an. Diese Flexibilität ist beim Schreiben und Bearbeiten ein großer Vorteil. Für ein bereits fertig gesetztes Buch kann sie allerdings zum Nachteil werden. Denn wenn sich die Voraussetzungen bei der Verarbeitung der Datei ändern, kann sich auch die Seitenaufteilung ändern.

Mögliche Ursachen sind beispielsweise:

eine verwendete Schriftart ist nicht vorhanden
eine Schriftart wird anders interpretiert (die gleiche Schrift, etwas anderer Schriftschnitt)
eine andere Word-Version verarbeitet bestimmte Elemente anders
eine Formatierung wird von einer anderen Software nicht exakt übernommen
Bilder oder Grafiken werden anders positioniert
Tabellen verändern ihre Größe
Zeilen- oder Seitenumbrüche werden anders verarbeitet
bestimmte Layout-Elemente werden bei der Konvertierung anders behandelt

Dabei muss nicht einmal ein offensichtlicher Fehler vorliegen. Die Datei kann auf dem eigenen Rechner völlig korrekt aussehen und bei einer externen Verarbeitung trotzdem ein anderes Ergebnis liefern.

PDF für KDP: Das fertige Layout bleibt festgelegt

Wenn ein Buch für KDP fertig gesetzt ist, soll das Layout nicht neu interpretiert werden. Schließlich wurde bereits entschieden, wo die Kapitel beginnen, wie viel Abstand eine Überschrift zum vorherigen Absatz hat und an welcher Stelle Bilder oder andere Elemente stehen.

Ein PDF bildet genau diesen fertigen Buchsatz ab.

Das ist vor allem bei Büchern mit aufwendigerem Layout wichtig:

Sachbücher
Ratgeber
Arbeitsbücher
illustrierte Bücher
Kinderbücher
Bücher mit Tabellen
Bücher mit zahlreichen Grafiken
Bücher mit besonderen Seitenumbrüchen

Bei einem einfachen Roman mit überwiegend Fließtext ist die Gestaltung häufig weniger komplex. Trotzdem kann auch hier ein festgelegtes Seitenlayout von Vorteil sein.

PDF ist nicht gleich druckfertiges PDF

Ein wichtiger Punkt wird bei der Diskussion um Word oder PDF für KDP gerne vergessen:

PDF bedeutet nicht automatisch „druckfertig“.

Nur weil eine Datei die Endung .pdf trägt, ist sie nicht automatisch optimal für den Buchdruck vorbereitet. Beim Buchsatz muss so oder so darauf geachtet werden, dass die technischen Vorgaben für das jeweilige Projekt eingehalten werden.

Dazu gehören beispielsweise:

das richtige Buchformat
korrekte Seitenränder
gegebenenfalls der erforderliche Anschnitt bei Bildern und Illustrationen
die richtige Seitenreihenfolge
geeignete Bildauflösungen
korrekt eingebettete Schriftarten (wichtig: mit Formatvorlagen arbeiten)
die richtige Platzierung von Bildern und Grafiken
korrekte Seitenzahlen (Titelei)
die Einhaltung der jeweiligen Druckvorgaben

Ein falsch gesetzter Rand bleibt im PDF genauso falsch wie im Word-Dokument. Der entscheidende Vorteil besteht darin, dass das kontrollierte Layout anschließend übernommen wird.

Die KDP-Druckdatei vor dem Hochladen kontrollieren

Ein häufiger Fehler bei der Buchproduktion besteht darin, dass Autoren ihr Word-Dokument sorgfältig kontrollieren und anschließend das PDF erzeugen – und dann davon ausgehen, dass damit alles erledigt ist.

Besser ist ein zusätzlicher Kontrollschritt:

Word bearbeiten → Buch setzen → PDF erstellen → PDF kontrollieren → bei KDP hochladen

Das fertige PDF muss vollständig geprüft werden!

Besonders wichtig sind dabei:

Beginnen die Kapitel auf den vorgesehenen Seiten?
Sind die Seitenzahlen korrekt?
Gibt es unerwartete Leerseiten?
Sind Überschriften richtig platziert?
Stehen Überschriften eventuell allein am unteren Seitenrand?
Sind Bilder an der richtigen Stelle?
Stimmen Tabellen und Grafiken?
Gibt es ungewöhnlich große Abstände?
Sind Kopf- und Fußzeilen korrekt?
Werden alle Sonderzeichen und Umlaute richtig dargestellt?
Stimmen die Seitenränder?
Entspricht die Seitenzahl der Planung?

Gerade bei einem selbst gesetzten Buch ist diese Kontrolle sehr wichtig.

Ein Probedruck ist ebenfalls empfehlenswert

Auch ein sorgfältig kontrolliertes PDF ersetzt nicht den Probedruck. Denn ein Bildschirm und ein gedrucktes Buch sind zwei unterschiedliche Dinge. Auf dem Bildschirm lässt sich beispielsweise nicht vollständig beurteilen, wie sich die Schriftgröße tatsächlich auf der gedruckten Seite anfühlt. Auch die Wirkung von Seitenrändern, Bildern und Abständen kann auf Papier anders sein.

Ein Probedruck bietet deshalb die Möglichkeit, das Buch als echtes gedrucktes Exemplar zu kontrollieren.

Dabei lässt sich unter anderem prüfen:

Ist die Schrift angenehm zu lesen?
Sind die Seitenränder ausreichend?
Wirkt der Satz ruhig und professionell?
Sind Kapitelanfänge schön platziert?
Gibt es Seiten, die ungewöhnlich leer oder voll wirken?
Sind Bilder und Grafiken wirklich so, wie sie vorgesehen waren?

Word zum Schreiben – PDF für den fertigen Buchsatz

Damit soll Word keineswegs schlechtgeredet werden. Für viele Selfpublisher ist Word ein wichtiges Werkzeug. Es eignet sich gut, um ein Manuskript zu schreiben, zu überarbeiten, zu formatieren und auch den Buchsatz damit zu machen.

Hinweis: Ich persönlich halte nichts davon, den Buchsatz mit Word zu erstellen. Warum? Das erkläre ich in dem Artikel „Der Unterschied zwischen Word und InDesign“.

Der entscheidende Punkt ist vielmehr, welche Datei am Ende für den Druck weitergegeben wird.

Solange am Manuskript gearbeitet wird, ist die Flexibilität von Word ein großer Vorteil. Wenn das Buch jedoch fertig gesetzt ist und die Seiten möglichst genau so gedruckt werden sollen, wie sie gestaltet wurden, ist ein korrekt erstelltes PDF in vielen Fällen die bessere Wahl.

Die Faustregel für Selfpublisher

Schreiben und bearbeiten: Word

Fertiges Layout festhalten: PDF

Druckdatei kontrollieren: PDF

Vor der endgültigen Veröffentlichung: Probedruck prüfen

So lässt sich das Risiko reduzieren, dass sich ein sorgfältig gesetztes Buch beim Übergang von der digitalen Datei zum gedruckten Exemplar unerwartet verändert.

Denn eines sollte beim Buchdruck nicht dem Zufall überlassen werden:

Wo auf der Seite der Text steht.

Häufige Fragen zu KDP, Word und PDF

Ist für KDP Word oder PDF besser?

Wenn das Buch bereits vollständig gesetzt ist und das Seitenlayout möglichst unverändert bleiben soll, ist ein korrekt erstelltes PDF in der Regel die bessere Wahl. Das PDF hält das fertige Seitenlayout fest, während eine Word-Datei ein flexibles Dokument ist, dessen Seitenaufteilung bei der Verarbeitung unter anderen Voraussetzungen verändert werden kann.

Warum kann sich das Seitenlayout einer Word-Datei verändern?

Eine Word-Datei enthält Text und Formatierungsanweisungen, aus denen das Seitenlayout erzeugt wird. Werden beispielsweise Schriftarten, Softwareversionen oder bestimmte Formatierungen anders verarbeitet, kann sich die Aufteilung des Textes auf den Seiten verändern. Dadurch können sich Seitenumbrüche, Kapitelanfänge oder die Position von Bildern verschieben.

Bleibt das Seitenlayout bei einem PDF erhalten?

Ja. Ein korrekt erstelltes PDF hält das festgelegte Seitenlayout fest. Seitenumbrüche, Texte, Bilder, Seitenzahlen und andere Gestaltungselemente werden dadurch wesentlich zuverlässiger in der vorgesehenen Anordnung weitergegeben.

Kann eine Word-Datei direkt bei KDP hochgeladen werden?

Je nach Buchart und Veröffentlichungsworkflow können bei KDP unterschiedliche Dateiformate verwendet werden. Ob Word für ein konkretes Projekt sinnvoll ist, hängt unter anderem vom gewünschten Layout ab. Wenn ein Buch bereits vollständig gesetzt ist und die Seiten exakt kontrolliert werden sollen, bietet ein PDF wichtige Vorteile.

Ist ein PDF automatisch eine druckfertige Datei?

Nein. Ein PDF ist nicht automatisch druckfertig. Auch ein PDF muss korrekt erstellt und kontrolliert werden. Buchformat, Seitenränder, Anschnitt, Bildauflösung, Schriftarten und weitere technische Vorgaben müssen berücksichtigt werden.

Muss ein PDF vor dem KDP-Upload kontrolliert werden?

Ja. Das fertige PDF sollte immer vollständig kontrolliert werden, bevor es bei KDP hochgeladen wird. Besonders wichtig sind Kapitelanfänge, Seitenumbrüche, Seitenzahlen, Bilder, Tabellen, Leerseiten, Schriftarten und Seitenränder.

Warum verschieben sich Kapitel in einer Word-Datei?

Wenn sich durch die Verarbeitung der Word-Datei beispielsweise Zeilenumbrüche oder Absatzhöhen verändern, kann ein Textblock auf die nächste Seite rutschen. Dadurch können sich auch alle folgenden Inhalte verschieben. So kann ein Kapitel, das ursprünglich auf einer bestimmten Seite begann, später an einer anderen Stelle beginnen.

Sollte vor der Veröffentlichung ein Probedruck bestellt werden?

Ja. Ein Probedruck ist empfehlenswert, weil damit nicht nur die digitale Druckdatei, sondern das gedruckte Buch kontrolliert werden kann. So lassen sich beispielsweise Probleme mit Schriften, Seitenrändern, Bildern oder der allgemeinen Wirkung des Buchsatzes erkennen.

Buchdruck: WORD-Datei oder PDF?