Korrekte Absatzformate in WORD
Professionellen Buchsatz sollte man nicht mit WORD erstellen, denn dieses Programm ist ein Textverarbeitungsprogramm, aber kein Gestaltungsprogramm. Dazu fehlen ihm viele Parameter, die man für professionellen Buchsatz benötigt. Zum Beispiel der komfortable Umgang mit Bildern und Illustrationen innerhalb von Textabschnitten. Um nur einen Grund von vielen zu nennen.
Aus diesem Grund setze ich alle Bücher mit einem professionellen Design-Programm: InDesign.
Absatzformate in WORD
Dafür benötige ich als Vorlage eine Word-Datei – vorzugsweise korrekt formatiert. Das bedeutet: Der Text muss korrekte Absatzformate aufweisen.
Allerdings habe ich noch kein einziges Word-Dokument bekommen, das korrekt formatiert war. Im Gegenteil: Die meisten Manuskripte sind völlig durcheinander, viele Autoren nutzen irgendwelche Absatzformate und ändern sie je nach Lust und Laune in der Werkzeugleiste. Die meisten wissen vermutlich nicht mal, was Absatzformate überhaupt sind. Demzufolge herrscht in allen mir vorliegenden Manuskripten ein komplettes Durcheinander an Absatzformaten.
Absatzformat anzeigen
Sobald man in einem Word-Dokument auf einen Textteil tippt, wird in der Absatzformat-Palette das jeweilige Format angezeigt bzw. mit einem blauen Rahmen versehen. (Dazu muss man allerdings genau hinschauen, weil der Rahmen sehr dezent ist!)
Zum Vergrößern auf Bilder klicken
Dabei ist es hilfreich, nur die benutzten Formatvorlagen anzuzeigen, die man in der Formatvorlagen-Liste rechts unten aktivieren kann. Die Liste zeigt dann nur die Formate, die im Dokument tatsächlich verwendet werden.
Nicht korrektes Absatzformat
Im folgenden – von mir kreierten Beispiel – wurde für die Überschrift zwar das Absatzformat »Überschrift« gewählt, dann aber manuell verändert. Das sieht man an der rot markierten Format-Information oben in der Formatvorlagen-Liste. Geändert wurden: Schriftgröße und Schriftfarbe.
Aber: Einen mit einem Absatzformat versehenen Textteil in der Werkzeugleiste zu ändern, ist nicht im Sinne des Erfinders!
Ein Absatzformat sollte ausschließlich im Bedienfeld des Absatzformates selbst geändert werden – dann nämlich, wenn man die Parameter des jeweiligen Absatzformates grundsätzlich ändern möchte, wie im obigen Beispiel eben die Schriftart und die Schriftgröße.
Hinweis: Einen mit einem Absatzformat versehenen Textabschnitt in der Werkzeugleiste zu verändern, ändert lediglich den aktuell markierten Textabschnitt, aber nicht das Format als solches. Ein Absatzformat dient aber dem Zweck, im gesamten Dokument durchgängig und konsequent für bestimmte Textabschnitte verwendet zu werden. Also zum Beispiel für die Kapitelüberschrift. Und zwar alle Kapitelüberschriften!
Nicht korrekt formatierte Überschrift
Hier ein weiteres Beispiel für eine nicht korrekt formatierte Überschrift. In diesem Fall wurde das Absatzformat »Standard« verwendet, danach wurden 4 Parameter in der Werkzeugleiste geändert: Schriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt und Schriftposition.
Diese Vorgehensweise ist nicht korrekt! Eine Überschrift benötigt – wie jeder spezielle Textabschnitt – ein eigenes Absatzformat!
Korrekt formatierte Überschrift
Eine korrekt formatierte Überschrift sieht der Formatvorlagenleiste so aus:
Die beiden Format-Informationen sind identisch, also ohne Zusatzinformationen bei »aktuelle Formatvorlage«.
Nicht korrekt formatierter »erster Absatz«
Hier ein weiteres Beispiel für ein nicht korrektes Absatzformat. In diesem Fall handelt es sich um den ersten Absatz, der übrigens nie eingerückt wird.
Dazu wurde das Absatzformat »Überschrift 2« bemüht und dann in der Werkzeugleiste verändert.
Ein korrekt formatierter erster Absatz sieht aber so aus in der Liste der Formatvorlagen:
Korrekte Absatzformate
Für einen Roman zum Beispiel benötige ich mindestens 3 Absatzformate:
Überschrift
Erster Absatz
Folgeabsatz
Das Absatzformat für einen Folgeabsatz – mit Erstzeilen-Einzug – sieht so aus in der Liste der Formatvorlagen:
Die Einstellungen für dieses Format sehen demzufolge so aus:
Unsinnige Menge an Absatzformaten
Neulich hatte ich ein Manuskript mit über 120 Absatzformaten auf dem Tisch!
Kein Mensch braucht mehr als 20 Absatzformate. Wie man sehen kann, gab es allein 9 Varianten für das Absatzformat Überschrift.
Benutzt wurde nicht eine davon!
Zustande gekommen ist diese Vielzahl an Absatzformaten vermutlich dadurch, dass der Autor verschiedene Word-Dokumente für sein Manuskript benutzt hat. Denn kopiert man Texte aus anderen Dateien in ein Dokument, werden die Absatzformate automatisch mitübernommen.
Word-Dokument mit korrekt erstellten Absatzformaten
Ein korrekt formatiertes Dokument sieht in der Liste der Formatvorlagen beispielsweise so aus:
In der Formatvorlagen-Liste sind also nur die Formatvorlagen gelistet, die im Dokument tatsächlich benutzt werden. Dazu muss man – wie oben gezeigt – »Benutzte Formatvorlagen« anklicken.
Zeichenformate
In vielen Texten gibt es innerhalb eines Textabschnittes einzelne Wörter, die entweder kursiv oder fett dargestellt werden. Dafür bemühen die meisten Autoren wieder die Werkzeugleiste. Das ist auch nicht korrekt! Einzelne Wörter im Fließtext bedürfen ebenfalls eines Formates, in diesem Fall ein Zeichenformat.
Im Gegensatz zum Absatzformat, das einen ganzen Absatz mit dem gewünschten Format versieht, dient ein Zeichenformat der Auszeichnung einzelner Wörter oder Satzteile.
Hier ein korrekt formatierter Text mit kursiv gesetzten Wörtern:
Zieht man den Kursor zu dem jeweiligen Wort, wird in der Formatvorlagen-Liste das Format »Fließtext kursiv« gezeigt.
Zeichenformat anlegen
Um ein Zeichenformat anzulegen, klickt man in der Formatvorlagen-Liste auf »Neue Formatvorlage«.
Dort vergibt man der Vorlage einen Namen, wählt bei »Vorlagentyp« erst »Zeichen«, danach die gewünschten Parameter aus.
Das Gleiche gilt für jedes andere gewünschte Zeichenformat, zum Beispiel für fett gesetzt Wörter.
Fazit: Ein Word-Dokument ist dann korrekt angelegt, wenn die einzelnen Textabschnitte konsequent mit Formaten versehen sind. In vielen Dokumenten ist beides notwendig:
– Absatzformate für ganze Textabschnitte
– Zeichenformat für einzelne Wörter
Der Screenshot zeigt ein Dokument mit 5 korrekt angelegten Formaten:
3 Absatzformate:
– Überschrift
– Erster Absatz
– Folgeabsatz
2 Zeichenformate:
– Fließtext fett
– Fließtext kursiv
Mit sogenannten »Führungslinien« kann man die Zuordnung der Formate farbig visualisieren. Die im folgenden Screenshot gezeigte Darstellung kann man (in WORD) in der Seitenleiste rechts unten anklicken.
Hinweis:
Die gezeigten Screenshots stammen von WORD auf MAC. Da die Bildschirmdarstellung bei einem PC anders aussieht, hier ein Link, wo die Screenshots eine Windows-Darstellung zeigen.
