Korrekte Absatzformate in WORD

Professionellen Buchsatz sollte man nicht mit WORD erstellen, denn dieses Programm ist ein Textverarbeitungsprogramm, aber kein Gestaltungsprogramm.

Korrekte Absatzformate in WORD

Professionellen Buchsatz sollte man nicht mit WORD erstellen, denn dieses Programm ist ein Textverarbeitungsprogramm, aber kein Gestaltungsprogramm. Dazu fehlen ihm viele Parameter, die man für professionellen Buchsatz benötigt. Zum Beispiel die Darstellung von Doppelseiten und der komfortable Umgang mit Bildern und Illustrationen innerhalb von Textabschnitten. Um nur zwei Gründe von vielen zu nennen.

Aus diesem Grund setze ich alle Bücher mit einem professionellen Design-Programm: InDesign.

Absatzformate in WORD

Dafür benötige ich als Vorlage eine Word-Datei – vorzugsweise korrekt formatiert. Das bedeutet: Der Text muss korrekte Absatzformate aufweisen.

Allerdings habe ich noch kein einziges Word-Dokument bekommen, das korrekt formatiert war. Im Gegenteil: Die meisten sind völlig durcheinander, viele Autoren nutzen irgendwelche Absatzformate und ändern sie je nach Lust und Laune in der Werkzeugleiste. Die meisten wissen vermutlich nicht mal, was Absatzformate überhaupt sind. Demzufolge herrscht in allen mir vorliegenden Manuskripten ein komplettes Durcheinander an Absatzformaten.

Absatzformat anzeigen

Sobald man in einem Word-Dokument auf einen Textteil tippt, wird in der Absatzformat-Palette das jeweilige Format angezeigt bzw. mit einem blauen Rahmen versehen. (Dazu muss man allerdings genau hinschauen!)

absatzformat ueberschrift

Zum Vergrößern auf Bild klicken

Dabei ist es hilfreich, nur die benutzten Formatvorlagen anzuzeigen, die man in der Formatvorlagen-Liste rechts unten aktivieren kann. Die Liste zeigt also nur die Formate, die im Dokument tatsächlich verwendet werden.

benutzte formatvorlagen

Nicht korrektes Absatzformat

Im folgenden – von mir kreierten Beispiel – wurde für die Überschrift zwar das Absatzformat “Überschrift” gewählt, dann aber manuell verändert. Das sieht man an der rot markierten Format-Information oben in der Formatvorlagen-Liste. Geändert wurden: Schriftgröße und Schriftfarbe.

nicht korrekt formatierte Ueberschrift

Einen mit einem Absatzformat versehenen Textteil in der Werkzeugleiste zu ändern, ist nicht im Sinne des Erfinders!

Ein Absatzformat sollte ausschließlich im Bedienfeld des Absatzformates selbst geändert werden – dann nämlich, wenn man die Parameter des jeweiligen Absatzformates grundsätzlich ändern möchte, wie im obigen Beispiel eben die Schriftart und die Schriftgröße.

Hinweis: Einen mit einem Absatzformat versehenen Textabschnitt in der Werkzeugleiste zu verändern, ändert lediglich den aktuell markierten Textabschnitt, aber nicht das Format als solches. Ein Absatzformat dient aber dem Zweck, im gesamten Dokument durchgängig und konsequent für bestimmte Textabschnitte verwendet zu werden. Also zum Beispiel für die Kapitelüberschrift. Und zwar alle Kapitelüberschriften!

Nicht korrekt formatierte Überschrift

Hier ein weiteres Beispiel für eine nicht korrekt formatierte Überschrift. In diesem Fall wurde das Absatzformat “Standard” verwendet, danach wurden 4 Parameter in der Werkzeugleiste geändert: Schriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt und Schriftposition.

nicht korrekt formatiert

Diese Vorgehensweise ist nicht korrekt! Eine Überschrift benötigt – wie jeder spezielle Textabschnitt – ein eigenes Absatzformat!

Korrekt formatierte Überschrift

Eine korrekt formatierte Überschrift sieht also so aus:

Ueberschrift rot korrekt formatiert

Die beiden Format-Informationen sind identisch, also ohne Zusatzinformationen bei “aktuelle Formatvorlage”.

Nicht korrekt formatierter erster Absatz

Hier ein weiteres Beispiel für ein nicht korrektes Absatzformat. In diesem Fall handelt es sich um den “ersten Absatz”. Dazu wurde das Absatzformat “Überschrift 2” bemüht und dann in der Werkzeugleiste verändert.

falsches Absatzformat erster Absatz

Ein korrekt formatierter erster Absatz sieht aber so aus:

erster absatz formatiert

Korrekte Absatzformate

Für einen Roman zum Beispiel benötige ich mindestens 3 Absatzformate:

Überschrift

Erster Absatz

Folgeabsatz

Das Absatzformat für einen Folgeabsatz mit Erstzeilen-Einzug sieht so aus:

folgeabsatz

Die Einstellungen für dieses Format sehen demzufolge so aus:

Folgeabsatz Einzug 1

Unsinnige Vielzahl an Absatzformaten

Neulich hatte ich ein Manuskript mit über 120 Absatzformaten auf dem Tisch!

Formatliste

Kein Mensch braucht mehr als 20 Absatzformate. Wie man sehen kann, gab es allein 9 Varianten für das Absatzformat Überschrift.

Liste Ueberschriften

Benutzt wurde nicht eine davon!

Zustande gekommen ist diese Vielzahl an Absatzformaten vermutlich dadurch, dass der Autor verschiedene Word-Dokumente für sein Manuskript benutzt hat. Denn kopiert man Texte aus anderen Dateien in ein Dokument, werden die Absatzformate automatisch mitübernommen.

Word-Dokument mit korrekt erstellten Absatzformaten

Ein korrekt formatiertes Dokument sieht beispielsweise so aus:

korrekt formatierte worddatei

In der Formatvorlagen-Liste sind also nur die Formatvorlagen gelistet, die im Dokument tatsächlich benutzt werden. Dazu muss man – wie oben gezeigt – “Benutzte Formatvorlagen” anklicken.

Zeichenformate

In vielen Texten gibt es innerhalb eines Textabschnittes einzelne Wörter, die entweder kursiv oder fett dargestellt werden. Dafür bemühen die meisten Autoren wieder die Werkzeugleiste. Das ist auch nicht korrekt! Einzelne Wörter im Fließtext bedürfen ebenfalls eines Formates, in diesem Fall ein Zeichenformat.

Im Gegensatz zum Absatzformat, das einen ganzen Absatz mit dem gewünschten Format versieht, dient ein Zeichenformat der Auszeichnung einzelner Wörter oder Satzteilen.

Hier ein korrekt formatierter Text mit kursiv gesetzten Wörtern:

Wort kursiv formatiert

Zieht man den Kursor zu dem jeweiligen Wort, wird in der Formatvorlagen-Liste das Format “Fließtext kursiv” aktiviert.

Zeichenformat anlegen

Um ein Zeichenformat anzulegen, klickt man in der Formatvorlagen-Liste auf “Neue Formatvorlage”.

neue formatvorlage

Dort vergibt man der Vorlage einen Namen, wählt bei “Vorlagentyp” erst “Zeichen”, dann die gewünschten Parameter aus.

zeichenformat kursiv

Das Gleiche gilt für jedes andere gewünschte Zeichenformat, zum Beispiel für fett gesetzt Wörter.

wort fett formtiert

Fazit: Ein Word-Dokument ist dann korrekt angelegt, wenn die einzelnen Textabschnitte konsequent mit Formaten versehen sind. In den meisten Dokumenten ist beides notwendig:

– Absatzformate für ganze Abschnitte

– Zeichenformat für einzelne Wörter

Absatzformate fuehrungslinien

Der Screenshot zeigt ein Dokument mit 5 korrekt angelegten Formaten:

3 Absatzformate:

– Überschrift

– Erster Absatz

– Folgeabsatz

2 Zeichenformate:

– Fließtext fett

– Fließtext kursiv

Mit sogenannten “Führungslinien” kann man die Zuordnung der Formate farbig visualisieren. Die im folgenden Screenshot gezeigte Darstellung kann man in der Seitenleiste rechts unten anklicken.

fuehrungslinien aktiviert

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert