Korrekte Absatzformate in WORD

Korrekte Absatzformate in WORD

Professionellen Buchsatz erstellt man (ich) nicht mit WORD, denn dieses Programm ist ein Textverarbeitungsprogramm, aber kein Gestaltungsprogramm. Dazu fehlen ihm viele Parameter, die man für professionellen Buchsatz benötigt. Zum Beispiel die Darstellung von Doppelseiten und der komfortable Umgang mit Bildern und Illustrationen innerhalb von Textabschnitten. Um nur zwei Gründe zu nennen … es gibt noch etliche mehr.

Aus diesem Grund setze ich alle Bücher mit einem professionellen Design-Programm: InDesign.

Abatzformate in WORD

Dafür benötige ich als Vorlage eine Word-Datei – vorzugsweise korrekt formatiert. Das bedeutet: Der Text muss korrekte Absatzformate aufweisen.

Allerdings habe ich noch kein einziges Word-Dokument bekommen, das korrekt formatiert war. Im Gegenteil: Die meisten sind völlig durcheinander, viele Autoren nutzen irgendwelche Absatzformate und ändern sie je nach Lust und Laune in der Werkzeugleiste. Die meisten wissen vermutlich nicht mal, was Absatzformate überhaupt sind. Demzufolge herrscht in allen (mir bekannten) Manuskripten ein komplettes Durcheinander an Absatzformaten.

Nicht korrektes Absatzformat

Hier zum Beispiel wurde die Überschrift zwar das Absatzformat “Überschrift” gewählt, dann aber manuell verändert. Das sieht man an der rot markierten Format-Information.

Ein Absatzformat in der Werkzeugleiste zu ändern, ist aber nicht im Sinne des Erfinders!

Ein Absatzformat sollte ausschließlich im Bedienfeld des Absatzformates selbst geändert werden – dann nämlich, wenn man Parameter grundsätzlich ändern möchte, z. B. Schriftart oder Schriftgröße. Einen mit einem Absatzformat versehenen Textabschnitt in der Werkzeugleiste zu verändern, ändert lediglich den aktuell markierten Textabschnitt, aber nicht das Format als solches.

Ein Absatzformat dient aber dem Zweck, im gesamten Dokument durchgängig und konsequent für bestimmte Textabschnitte verwendet zu werden.

Hier ein weiteres Beispiel einer nicht korrekt formatierten Überschrift. In diesem Fall wurde das Absatzformat “Standard” verwendet, danach wurden 4 Parameter in der Werkzeugleiste geändert: Schriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt und Schriftposition.

Das ist falsch! Eine Überschrift benötigt – wie jeder spezielle Textabschnitt – ein eigenes Absatzformat!

Korrekt formatierte Überschrift

Eine korrekt formatierte Überschrift sieht also so aus: Die Format-Informationen sind identisch, also ohne Zusatzinformationen!

Nicht korrekt formatierter erster Absatz

Hier ein weiteres Beispiel für ein nicht korrektes Absatzformat. In diesem Fall handelt es sich um den “ersten Absatz”. Dazu wurde das Absatzformat “Überschrift 2” bemüht und dann in der Werkzeugleiste verändert.

Ein korrekt formatierter erster Absatz sieht aber so aus:

Korrekte Absatzformate

Für einen Roman zum Beispiel benötige ich mindestens 3 Absatzformate:

Überschrift

Erster Absatz

Folgeabsatz

Das Absatzformat für einen Folgeabsatz mit Erstzeilen-Einzug sieht so aus:

Die Parameter für das Format “Folgeabsatz” sehen so aus:

Unsinnige Vielzahl an Absatzformaten

Neulich hatte ich ein Manuskript-Dokument mit über 120 Absatzformaten auf dem Tisch!

Kein Mensch braucht mehr als 20 Absatzformate. Wie man sehen kann, gab es allein 9 Varianten für das Absatzformat Überschrift.

Benutzt wurde nicht eine davon!

Zustande gekommen ist diese Vielzahl an Absatzformaten vermutlich dadurch, dass der Autor verschiedene Word-Dokumente für sein Manuskript benutzt hat. Denn kopiert man Texte aus anderen Dateien in ein Dokument, werden die Absatzformate automatisch mitübernommen.

Word-Dokument mit korrekt erstellten Absatzformaten

Ein korrekt formatiertes Dokument sieht beispielsweise so aus:

Zeichenformate

In vielen Texten gibt es innerhalb eines Textabschnittes einzelne Wörter, die entweder kursiv oder fett dargestellt werden. Dafür bemühen die meisten Autoren wieder die Werkzeugleiste. Das ist auch falsch! Einzelne Wörter im Fließtext bedürfen ebenfalls eines Formates, in diesem Fall ein Zeichenformat.

Im Gegensatz zum Absatzformat, das einen ganzen Absatz mit dem gewünschten Format versieht, dient ein Zeichenformat der Auszeichnung einzelner Wörter oder Satzteilen.

Hier ein korrekt formatierter Text mit kursiv gesetzten Wörtern:

Zeichenformat anlegen

Man legt eine neue Formatvorlage an, klickt dort auf “Vorlagentyp”, wählt dort erst “Zeichen”, dann die weiteren gewünschten Parameter aus.

Das Gleiche gilt für jedes andere gewünschte Zeichenformat, zum Beispiel für fett gesetzt Wörter.

Fazit: Ein Word-Dokument ist dann korrekt angelegt, wenn die einzelnen Textabschnitte konsequent mit Formaten versehen sind. Entweder mit Absatz- oder mit Zeichenformaten.

Der obige Screenshot zeigt ein Dokument mit korrekt angelegten Formaten – mit sogenannten “Führungslinien” visualisiert. Diese Darstellung kann man in der Seitenleiste anklicken.

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